На какви периоди от време е добре да правим одит на изпълнението на целите си

Продължаваме с темата за обратната връзка от метода ни. Нека само да припомним, че няма как да знаем колко добре се отплащат усилията ни, ако не получаваме такава обратна връзка. И докато в предишните публикации говорихме за това как да следим количествените параметри чрез текущотото ниво на ангажираност и как да подходим към един такъв периодичен одит, тук ще се занимаем с периодичността им.

Какво е Текущо ниво на ангажираност и защо е необходимо да го следим?

Всичко писано досега в Лична ефективност беше посветено на това да създадем собствения си метод за ефективно управление на ежедневието си. Тези от вас, които са следвали логиката на модела и упражненията на различните етапи, вече са изградили в някаква степен система, която им върши работа. Одитите ни позволяват да следим развитието по целите си и тяхното постигане през времето. Както предполагам ви е известно обаче нещата не винаги вървят по мед и масло и понякога се налага да търсим причините. Една от възможните причини да не се справяме в това начинание е недостатъчната ангажираност със собствения ни метод. Причините и поводите за такова едно положение могат да са много, но, независимо от тях, на нас ни трябва нещо, с което да следим моментното състояние на нашата съпричастност към собствените ни усилия да сме по-ефективни. Тъй като ни интересува само моментното състояние, то най-добре е да се опрем на чисто количествен параметър, който да можем да определим бързо и лесно. По този начин веднага можем да разберем доколко спазваме правилата, които сме си наложили, и дали сме позволили нещо странично да отвлече вниманието ни от нещата, които сме определили за важни в упражненията за целеполагане. Текущото ниво на ангажираност е именно такъв инструмент. Той в известен смисъл ни позволява да следим и себе си като инструмент за постигане на целите си, тъй като ни показва донякъде и състоянието, в което сме, и успяваме ли да се придържаме към системата си или не. 

Какво представлява периодичния одит на изпълнението на метода ни

И преди сме казвали, но и тук ще повторим, че за да имаме наистина работещ метод, по който да управляваме ежедневието си ефективно, трябва да сме уверени, че непрекъснато получаваме обратна информация за това как се справяме. Иначе никога не можем да сме сигурни, че това, което сме променили или въвели като практика, се изпълнява добре, а по този начин няма как сме сигурни и в ефекта, заради който го правим. Решили сме да спортуваме редовно в името на дългосрочната ни цел да сме здрави до преклонна възраст? Преценката дали наистина го правим, ей така на прима виста, без да използваме нищо друго може и да ни изглежда добра, но всъщност е много ненадежден източник на информация. Затова и използваме помощни средства, с които да проследяваме как точно се справяме. Именно тук е и ролята на периодичните одити на изпълнението на нашия собствен метод. 

Как да се предвижим от реалния към желания график - част 2

Част 2

Когато правехме първоначален одит на графика си, успяхме да определим три съотношения. Нека накратко да ги припомним. Това бяха отношението свободно-заето време, отношението на времето, прекарано в различните дейности, които упражняваме, и съотношението работа-личен живот. Вече имаме тези три показателя и тук е моментът да си зададем един важен въпрос. Искаме ли тези съотношения да са такива, каквито са? Ако се върнем към примера, който използвахме тогава, искаме ли работата да води 6:4 пред личния ни живот? Искаме ли само 3% от времето ни да отива за хобито и заниманията, които ни развиват като личности? Можем ли да съкратим още почивката, за да изпълним целите си? Отговорите на тези въпроси най-добре можем да намерим, ако се върнем към резултатите от моментната снимка на текущото състояние на целите си, както и от резултатите от структурирането на дългосрочните ни цели и от ключовите приоритети в основните житейски области. 

Как да се придвижим от реалния към желания график

Част 1

https://www.pexels.com/photo/agriculture-aliment-animal-bird-19675/

След като разгледахме основите на нашата импровизирана методология в частта целеполагане и управление на времето, дойде време и за един много ключов момент. А именно как тези два основни стълба се свързват в едно и поставят основата на по-успешното ни развитие напред във времето. Този ключов момент е промяната на графика ни по начин, който по-добре обслужва целите ни. Имахме нужда да направим първоначална ревизия на времето си, за да знаем каква е изходната ни точка. Също така имаше нужда да подредим приоритетите си в основните житейски области, за да имаме картина на това какво трябва да представлява графика ни. 

Как да направим първоначален одит на времето си

С успешното прилагане на упражненията, с които започнахме темата за управление на времето и заедно с практическите ръководства, трябва да сме успели да дигитализираме графика си и успешно да го използваме в ежедневието си. В предишната публикация говорихме за това колко е важно да имаме периодична обратна връзка от собствения си график. За да можем, обаче да сравняваме и добре да проследим какво се случва по пътя на постигането на нашите цели, трябва да имаме добра изходна точка. Именно с това ще се занимаем тук.

Защо е необходима периодична ревизия на графика ни

Преди известно време оставихме за малко настрана темата за управление на времето, за да се занимаем с темата за целите и целеполагането. Оттогава мина много време, но не сме забравили за нея, а просто подготвихме и нещата, които ще са ни необходими по-нататък, за да продължим с представянето на нашия метод. И докато целите са безспорно най-важният стълб на методологията ни, то управлението на времето е основният инструмент, който имаме на разположение за постигането им. В началото показахме как да започнем с управление на времето си (тук и тук) и разяснихме, че ще спазваме принципа на последователно подреждане и на незабавно въвеждане при използването на нашата система. След това направихме едно просто упражнение, с което да подготвим графика си. И след това, разбира се, дадохме практически ръководства в текст и видео, в които разяснихме техническата част или кое как се случва на практика. 

Управление на графика с помоща на личния ни секретар

Всичко, което описвахме и показвахме дотук в темата за управление на времето, беше подчинено на една единствена цел. Да можем да използваме мобилното си устройство като наш личен асистент, който да ни помага в изпълнението на графика ни. Нека накратко да припомним какво е необходимо да спазим като условия, за да ползваме секретаря си лесно и безпроблемно. Най-напред трябва да знаем какво въвеждаме в системата си за управление на времето. За целта разработихме няколко стъпки, през които можете да минете:

• В Откъде да започнем с управление на времето си показахме как да си направим диаграма и да подготвим това, което се случва в графика ни във вид, удобен за вкарване в системата ни.
• Следва разделянето на графика ни на основни дейности. 
• След това приложихме прост метод, за да разберем какво да създадем – събитие, напомняне или цел. 
• Въвеждаме събитията, както и напомнянията, точно по описания начин, както е показано във видеата. 
• Инсталираме и настройваме Goolge Now на мобилното си устройство.
  
  

Как да имаме личен секретар (Въведение в Google Now)

В забързаното ни ежедневие често се налага да вършим много неща едновременно и бързо да се придвижим от едно място на друго. Когато сме под такъв стрес, изобщо не е учудващо, ако забравим за нещо или пропуснем ангажимент. Това е доста неприятно и вярвам, че на тези от вас, на които им се е случвало, са се замисляли как могат да го избегнат. Има най-различни техники, които да ни помагат и много от вас вероятно са ги опитвали. Няма обаче по-добър начин от това жив мислещ човек да се е заел със задачата да ви помага. Такава е ролята на личния секретар/ка. Да имате на разположение такъв човек, разбира се е много удобно и полезно, но дори и това си има недостатъци. Най-напред наемането на човек за такава работа е финансов ангажимент. Освен това колкото и добър в професията си да е този човек, той няма как да е на разположение 24 часа в денонощието и да е неуморен и непогрешим.

Използване на собствените ни места в напомнянията

В Два вида напомняне говорихме за напомнянията за близост до място. Във видеото там показахме как се създават на компютър и телефон. Да помним обаче адреса на мястото, на което отиваме, е крайно неудобно. Да го изписваме в точно необходимия формат (за да можем да използваме Google Now след това), също не е толкова безпроблемно. В крайна сметка ние искаме да отидем на кафе в мола например, а не на „улица „Незабравка“ №248, 0000 Горно Нанадолнище, Безпътна област, България“. Затова в Как Google Карти ни помага в ежедневието обяснихме ролята на местата, които често посещаваме, а в Как да отбележим собствени места в Google Карти показахме как да ги подготвим за използване.

Два вида напомняне

Дотук в темата за управление на времето успяхме да постигнем няколко неща. Най-напред в Откъде да започнем в управление на времето си разделихме денонощието и успяхме да определим повтарящите се дейности в ежедневието ни. След това създадохме отделен календар за всяка от основните ни дейности, с които сме ангажирани трайно. На следващия етап използвахме наученото в Как да разбера какво да създам Събитие, Напомняне или Цел - прост метод, за да отсеем от списъка събитията и да ги въведем в календара си.

Създаване и използване на събития в календара

След като разбрахме как се извършват Основните операции с календари в Google Календар и вече имаме отделни календари за всяка от дейностите ни, то е време да се занимаем и със събитията в тях. Пак ще се върнем към Откъде да започнем в управление на времето си и ще си послужим със списъка, който направихме там. Ако сте използвали електронна форма, то той представлява нещо подобно на този, който аз съм правил за себе си някога. Дори и списъкът ви да е на хартия, това пак върши работа. С него подръка и запасени с това, което сме научили в Как да разбера какво да създам - Събитие, Напомняне или Цел - прост метод, сме готови да запълним вече създадените календари със събития.

Как да разбера какво да създам Събитие, Напомняне или Цел - прост метод

След като вече сме минали през задачите в Откъде да започнем в управление на времето си, вече имаме списък с дейностите си, подразделени по дни и седмици, на повтарящи се и неповтарящи се. Следващата стъпка е въвеждането на всичко това в календара ни. Дотук добре! Както видяхме обаче във Въведение в Google Календар, в календара има различни начини на въвеждане, които съществено се различават един от друг. Събитията предлагат едни полета и опции, докато напомнянията съвсем други. Целите пък са съвсем единствени по рода си, тъй като са съвсем ново попълнение и на практика нямат аналог, с който да ги сравним. Та, големият въпрос е като какво да въведем съответния ред от нашия списък – събитие, напомняне или цел?

Основни дейности и операции с календари

Ако сте изпълнили упражнението, за което говорихме в Откъде да започнем в управление на времето си?, то вече имате списък с основните дейности, които извършвате. Ако все още не сте, то предлагам ви първо да прочетете статията и да направите упражнението там, като попълните диаграмата. Така ще ви е доста по-лесно при подготовката на календарите ви. 

Въведение в Google Календар

Основният инструмент, който ще използваме за управление на времето в ЛИЧНА ЕФЕКТИВНОСТ, е Google Календар. Там ще въвеждаме цялата информация, която е необходима за тази цел. Приложението е достъпно както през браузър на компютъра (https://calendar.google.com), така и през мобилно устройство. Тук приемаме, че имате и двете достъпни. (Ако това ви обърква, прочетете Какви приложения са ни необходими за управление на времето?). За да ни е по-лесно, ще разделим използването на Календар в четири основни категории – календари, събития, напомняния и цели. Най-напред да започнем с обособяването на основните ни дейности.

Принцип на незабавното въвеждане

Вече говорихме за нуждата от помощна технология в управление на собствените ни ресурси. Каквито и помощни средства да използваме обаче, те не могат да са част от нашето тяло. Използването им изисква учене и усвояване, като за това имат роля и тези редове. Няма как телефонът, компютърът, календарът или някое друго приложение само да „прочете“ мислите ни и да „разбере“ какво искаме от него. Всички средства, които използваме, могат да са ни полезни, само ако имат съответните данни за това, което искаме да извършим. Вече споменахме на друго място за идеята Google ™ да стане един вид виртуален асистент на потребителите си, но дори и такъв виртуален асистент не би могъл да функционира адекватно без да получава данни от нас.

Принцип на последователното подреждане

Времето е линейна величина!

Измерваме го по доста прецизни начини, уплътняваме го, пестим го и какво ли още не, но то винаги ще си остане линейно. Няма как в едно и също време да бъдем на различни, отдалечени едно от друго места в пространството или да вършим едновременно две неща. Машините може и да се справят с паралелната обработка, но ние сме обикновени, ограничени от физиологията си човешки същества и не можем да работим паралалено по много неща едновременно.

Какви приложения са ни необходими за управление на времето

Тъй като тук използваме екосистемата на Google™, то и инструментите за управление на времето са тези, които те предлагат. Посочени са както настолните, така и мобилните версии на приложенията. Връзките към настолните версии можете да запазите в отметките си за по-лесен достъп. Също така можете да ги инсталирате в браузъра (става дума за Chrome) от магазина ето тук: https://goo.gl/QityZQ. Така ще ги имате като удобни икони в частта Приложения (chrome://apps) на браузъра, както и в стартовия панел с приложения. Основно ще използваме Google Календар, като останалите посочени приложения са по-скоро спомагателни. Ще уточним кои точно техни функции имаме предвид, що се отнася до управление на график.

Откъде да започнем в управление на времето си?

Всеки, който се е впуснал в приключението, наречено „борба със собствения график“, неизменно стига до този въпрос. Всеки има, разбира се, различен подход. Някои неща обаче не могат да се пропуснат и тук ще говорим именно за тях. И така, откъде да започнем? Както вече казахме, времето е линейна величина. Освен че е линейно обаче, то е и циклично в известен смисъл. Все пак денонощията, седмиците, месеците и годините се повтарят. Заедно с тях се повтарят и някои събития в живота ни. Други, разбира се, са еднократни или се повтарят в неравномерен ритъм, който не може да бъде определен предварително. Нашата задача тук ще бъде да определим две неща:

• Кои интервали от времето ни имат нужда от оптимизация и
• Кои са повтарящите се събития в графика ни.

За да ни е по-лесно, ще разгледаме циклите поотделно. Нека най-напред започнем с

Разделяне на денонощието.