Всеки, който се е впуснал в приключението, наречено „борба със собствения график“, неизменно стига до този въпрос. Всеки има, разбира се, различен подход. Някои неща обаче не могат да се пропуснат и тук ще говорим именно за тях. И така, откъде да започнем? Както вече казахме, времето е линейна величина. Освен че е линейно обаче, то е и циклично в известен смисъл. Все пак денонощията, седмиците, месеците и годините се повтарят. Заедно с тях се повтарят и някои събития в живота ни. Други, разбира се, са еднократни или се повтарят в неравномерен ритъм, който не може да бъде определен предварително. Нашата задача тук ще бъде да определим две неща:
- Кои интервали от времето ни имат нужда от оптимизация и
- Кои са повтарящите се събития в графика ни.
За да ни е по-лесно, ще разгледаме циклите поотделно. Нека най-напред започнем с
Разделяне на денонощието.
Ако за момент си представим времето в денонощието като кръг, то в типичния случай подразделянето му ще е подобно на това на диаграмата. Ако искаме да поддържаме здравословен начин на живот, трябва да имаме достатъчно време за сън. Това е един вид неприкосновената част от графика ни. Не можем да сме адекватни и продуктивни, ако ни липсва сънят.
Работата е другото, което заема голяма част от денонощието ни. Разбира се, накрая ни остава и време за личен живот и хората, които обичаме. При всеки човек тези основни части заемат различни времеви интервали. А къде са поместени вашите? Можете да изтеглите празна диаграма ето от тук и да направите своето лично разпределение на денонощието. На върха е 0:00 ч. (24:00), вдясно е 6:00 сутринта, а най-долу на кръга е 12:00 на обяд. Не се притеснявайте, ако вашата диаграма не следва типичния случай, посочен тук. Всеки е с различни ангажименти и съответно по различно време от денонощието. Колкото по-детайлно направите диаграмата си, толкова по-ясна представа ще имате за това кои интервали от времето ви са свободни и кои не. След време вероятно ще се окаже, че диаграмата ви се е изменила. Това е съвсем в реда на нещата и не бива да ви притеснява.
След като нанесете основните си дейности по кръга, то идва и въпросът
За коя част от денонощието ви трябва по-добро управление на времето?
Можете ли да използвате помощните средства, за да управлявате по-добре работните си процеси? Или на работа всичко е предварително зададено от работодателя ви и останалото време може да се подреди по-добре? Може и да звучи странно, но на мен ми се е налагало да мисля как да оптимизирам съня си, след като установих, че спя по 3-4 часа на денонощие. Отговорът на този въпрос е различен за всеки. Комбиниран подход е може би най-добре, но не всеки има нужда от него. Ако работите от 9 до 17 ч., и дейностите в работата ви са предварително определени, то отбелязвате тази част от времето като заета и толкова. Ще обърнете внимание на останалото време. Ако пък работата ви зависи от вас, то сигурно можете да оптимизирате графика си там. Важното е да имате отговор кои части на денонощието имат нужда от по-добро управление на времето и да откроите повтарящите се дейности. За последните ще говорим малко по-късно.
Друг подход, който можете да използвате, е да си зададете въпроса
За какво времето ми не стига?
Обикновено където има неподреден график, времето никога не стига. Затова често ни се струва, че нямаме време за хората до нас или че никога не смогваме със задачите, които ни чакат. Независимо кой от въпросите ще използвате, в крайна сметка трябва да знаете с коя част от графика си ще работите. Това е важно, защото именно в тази част ще попадат всички събития и задачи, които ще подреждате в календара си след това.
Подразделяне на седмицата
След като вече сте се справили с денонощието, седмицата е доста по-лесна. Тук обикновено е достатъчно да определим кои са почивните дни и събитията, които не се повтарят ежедневно, а само в определени дни от седмицата. Разбира се може и да имате изцяло заети дни или графикът ви да е по-сложен, но обикновено определянето на дните за почивка е достатъчно. Нека не го мислим прекалено много и просто да продължим нататък.
Аналогично може да се наложи да постъпите и с месеца и годината, но от опит казвам, че обикновено сигурно фиксираните събития с месеци напред са рядкост и това спокойно може да се реши в движение.
След като вече имаме общ поглед върху основните дейности, които заемат времето ни, и сме решили коя от тях ще оптимизираме, трябва да направим едно важно уточнение.
Информацията във всички приложения, които използваме, ще се въвежда само във времето, което сте определили за оптимизация.
Ако ще оптимизирате интервала от 17 до 22 ч. например, то всичко, което ще въвеждате в календара и останалите приложения, трябва да попада само в този интервал. Защо да забраняваме останалите части на денонощието? Не ги забраняваме, а просто ги определяме като заети. Няма смисъл да въвеждаме там информация.
Какво трябва да имате като резултат от този процес?
След като сте минали по всички стъпки, накрая трябва да можете да посочите няколко неща. На първо място
- Кои интервали от време ще оптимизирате, а след това да можете
- да съставите списък на онези дейности, които се повтарят в графика ви на дневна, седмична и месечна база.
Списъка можете да съставите на най-обикновен лист хартия или в електронна форма във формуляр, подобен на този. Няма значение как, важното е да го имате подръка за следващата стъпка, когато ще въвеждаме тези събития в календара. За всяка от дейностите в списъка можете да определите
- дали е фиксирана по време
- как се повтаря
Тези задачи, които не са фиксирани по време към момента, не ни интересуват. Те ще влязат в графика на малко по-следващ етап. Същото се отнася и за тези дейности и събития, които се случват еднократно и са само за конкретната седмица. Тези две неща са достатъчно добра основа за започване и ни позволяват да пристъпим към по-конкретните задачи с календара, които ще покажем и във видео, заедно със следващите текстове в поредицата.
