Времето е линейна величина!
Измерваме го по доста прецизни начини, уплътняваме го, пестим го и какво ли още не, но то винаги ще си остане линейно. Няма как в едно и също време да бъдем на различни, отдалечени едно от друго места в пространството или да вършим едновременно две неща. Машините може и да се справят с паралелната обработка, но ние сме обикновени, ограничени от физиологията си човешки същества и не можем да работим паралалено по много неща едновременно.
Знам, че някои ще възразят, че могат едновременно да четат и слушат музика например, или да пишат в чата, докато учат, или да следят социалните мрежи докато работят. Макар и да има изследвания, които да показват, че не винаги работата по много задачи едновременно да води до по-лош резултат, това по-скоро са изключения. Истината обаче е, че
- първо, тези задачи не се изпълняват едновременно и
- второ, това смесване си има цена под формата на снижаване на ефективността (както показва ето това изследване).
От горните няма как да не се наложи и изводът, че
Подредбата на задачите и събитията в графика ни трябва да е винаги в последователност
Това може и да изглежда много просто и разбираемо правило, но уви, на практика се оказва, че то доста често не се спазва. За това имат известна роля и самите приложения, които използваме за управление на времето си. Често в електронния ни календар (включително и в Google Календар) има възможност да въведем две напълно различни събития, провеждащи се на две различни места, по едно и също време. Всъщност не са толкова много приложенията, които ще ни предупредят, че имаме застъпване на времевия интервал от две събития и дори и в този случай шансът да пропуснем това предупреждение е доста голям. Обикновените хартиени бележници няма да коментирам. Там възможността за грешка се увеличава в пъти, да не говорим за чисто техническото време, което изяждат за използването им.
Сами можете да си представите какви последици може да има това върху графика ни, особено ако е по-натоварен и се налага в движение да „изобретяваме телепортацията“ и максимално бързо да се придвижим от едното място на другото. Съгласете се, че ако събитията са важни, това няма как да стане без нерви, усилия, ядове и най-често за сметка на качеството на това, което правим. Ако усилията ни са вложени в техническите подробности преди извършването на конкретната работа, то в крайна сметка, като стигнем до изпълнението ѝ, ще сме уморени и ядосани. Вярвам, всички сме наясно, че това не е най-доброто състояние, в което да се проявим като добри професионалисти.
И тъй като техническите средства, поне към момента не ни помагат много, то най-целесъобразно е да въведем
Принцип на последователното подреждане
на събитията и задачите ни в календара и спазването на този принцип да е наша лична отговорност, а не делегирана на някое приложение или друго техническо средство. За да можем адекватно да приложим един такъв принцип, е необходимо да спазваме някои неща.
- Най-напред трябва да следим да няма застъпване на времето в различни събития. Конкретно Google Календар, с който ще се занимаваме тук, не дава предупреждение под никаква форма, че имате такова застъпване. Това може да се следи при самото въвеждане, за което ще говорим в практическата част.
- Другото, на което следва да обърнем внимание, е времето, което остава в промеждутъците между срещите, задачите и събитията ни. Това време е от ключово значение за това дали гладко ще върви изпълнението на графика ни. Ако нямаме достатъчно време за придвижване или за подготовка за съответното събитие, то рискуваме да не пристигнем навреме и да забавим изпълнението на целия график до края на деня, така че между срещите трябва да има достатъчно време за подготовка, придвижване, решаване на технически неща и почивка. Първите три са предмет на конкретната дейност, която ще упражняваме, а с последното ще се занимаем отделно. Там ще кажем и защо почивките са толкова важни.
Всеки с неговите стъпки
Времето е линейно и ние следва да подреждаме последователно събитията, ако искаме да сме ефективни, но темпото, с което следваме тая подредба, е строго индивидуално. Едни превключват по-бързо от задача на задача, а на други им трябва повече време. Едни задачи са рутинни и нямат нужда от особено подготвяне, други изискват сериозна концентрация и понякога сериозна подготовка непосредствено преди изпълнението им. Приемете, че темпото много варира от човек до човек и от дейност до дейност. Ваша остава задачата да експериментирате с промеждутъците в графика си, да наблюдавате как върви изпълнението и да внасяте корекции докато откриете собствения си ритъм или най-подходящия за съответната дейност.
От опит мога да кажа, че ако става дума за редовно провеждана дейност, то най-добре е да се наблюдава на седмична база. Понякога има по-натоварени дни и да се правят изводи само от един или два дни може да е подвеждащо. От друга страна, повечето дейности имат склонността да се изменят с времето (променя се интензивността или пък самата дейност) и наблюдението на ритъма ви на месечна база вероятно ще е по-показателно за това как се изменя дейността, а не за това какъв е вашият оптимален ритъм на изпълнение на графика.
Макар че всеки изработва усет за собственото си темпо, поне в началото е добре да имаме някакъв макар и условен показател за това дали не сме претоварили или прекомерно олекотили графика. За целта могат да се следят две неща:
- Остават ли редовно задачи за изпълнение за следващия ден? – Ако за цялата седмица редовно ни се налага да отлагаме задачи и събития, тъй като не успяваме, е добре да вникнем в причините. Дали графикът ни „зацикля“, защото някъде не сме успели да се появим или да свършим нещо навреме? Ако случаят е такъв, то може би трябва да помислим за повече промеждутъци за подготовка между събитията ни.
- Остава ли редовно свободно част от времето, отредено за изпълнение на задачите ни? – Ако успяваме да изпълняваме графика за деня, често ни се налага да чакаме между срещите, или пък сме успели да го изпълним по-рано от предвиденото, то може би сме способни на повече от това и сме се подценили. Ако случаят е такъв, то може би е време да предвидим в графика по-малки паузи между събитията и в крайна сметка да приключим по-рано и според графика в календара ни. По този начин предварително ще имаме освободено време, което можем да предвидим за други задачи или почивка, а не на момента да се чудим с какво да го запълваме. Последното обикновено не води до много добри резултати.
Вярвам, че всеки може да осмисли за себе си какво означава да прилага този принцип в конкретно неговата система за управление на времето. Не забравяйте, че споделянето на опита с други хора е един от най-ценните и ефикасни инструменти. Не се притеснявайте да коментирате и да споделяте с други хора трудностите, които срещате. Ние от Лична ефективност, също сме тук, за да обсъждаме с вас. Можете да използвате страницата за контакти, за да се свържете с нас с всякакви въпроси и мнения.
