Принцип на незабавното въвеждане

Вече говорихме за нуждата от помощна технология в управление на собствените ни ресурси. Каквито и помощни средства да използваме обаче, те не могат да са част от нашето тяло. Използването им изисква учене и усвояване, като за това имат роля и тези редове. Няма как телефонът, компютърът, календарът или някое друго приложение само да „прочете“ мислите ни и да „разбере“ какво искаме от него. Всички средства, които използваме, могат да са ни полезни, само ако имат съответните данни за това, което искаме да извършим. Вече споменахме на друго място за идеята Google ™ да стане един вид виртуален асистент на потребителите си, но дори и такъв виртуален асистент не би могъл да функционира адекватно без да получава данни от нас.

Как да осигурим необходимата информация?


Разбира се, данни за поведението ни могат да бъдат събрани от мобилното устройство в джоба ни и браузъра на компютъра ни, но най-адекватният начин едно приложение да ни върши работа е като ние сами му предоставим нужната информация. Простичко казано, няма как календарът ни да ни изпрати напомняне, ако не сме въвели преди това информация за това къде и кога искаме да сме. Този извод може и да изглежда доста прост и ясен, но се оказва, че въвеждането на такава информация, освен че отнема време, често и крие някои рискове, които касаят ефективното му използване. Често срещаните рискове са:

Да въведем частична информация
Ако не въвеждаме всичко, което касае дейността ни, не можем и да очакваме, че подръчните ни технически средства ще си свършат работата и ще ни върнат съответната обратна връзка (напомняне, маршрут, и т.н.). Още по-лошо, това може да ни въведе в заблуда по отношение на графика ни, да речем, и изведнъж да се окажем с дублиран ангажимент, защото в календара ни единият не е бил въведен и времето е било свободно.
Да забравим да въведем изменения 
При динамичен начин на живот много от събитията в графика ни търпят сериозни изменения в течение на деня, понякога дори по няколко пъти на ден. Ако не отразяваме настъпилите изменения в съответното приложение, което има за цел да ни помогне, пак се оказваме в горния случай. Имаме информация, която е въведена, и такава, която не е. 
Да не следим обратната връзка от устройствата и приложенията си 
Ако не следим какво се случва, понякога можем и да пропуснем настъпилите промени. Това особено важи при използването на средствата за комуникация. 


При всички тези случаи не можем да очакваме средствата, които използваме (телефони, календари и т.н.) да си вършат добре работата и да ни помагат адекватно. Избягването на последното от горното изброяване е по-скоро въпрос на усвояване и използване на наличните средства. Първите два риска съществено могат да бъдат намалени с прилагане на

Принцип на незабавното въвеждане


Простичко казано, независимо каква информация, касаеща дейността ни, имаме или се промени, това незабавно трябва да бъде отразено в съответното приложение, което ни помага по темата. Само така можем да си осигурим адекватна помощ. Ако имаме изменение в графика, то веднага го отразяваме в календара. Ако крайният срок за изпълнение на задача се промени, то веднага го отразяваме в приложението, в което следим задачите си. За момент си представете, че имате секретар/ка лично за вас. Би ли могъл този човек да ви напомни, че закъснявате, ако не сте му казали къде и в колко часа искате да сте? А ако някой ви се обади и поиска да отмени срещата ви или да промени часа, дали вашият асистент ще знае за това, ако не се погрижите да го уведомите? 

Средствата, с които разполагаме, все още не са толкова съвършени разбира се и не могат да заместват човек, но принципът си остава. Няма как асистиращият ни да има информация, ако не му я дадем. Затова е важно тя незабавно да се въвежда, за да можем и адекватно да се възползваме от функциите на всичкия този софтуер подръка. По същество, да изпълним този принцип означава три неща:

  • да въвеждаме всичко ново веднага
  • да следим обратната връзка от подръчните ни средства
  • да се съобразяваме и с принципа за последователно подреждане, за да не въвеждаме заблуждаваща информация.

За да можем обаче да изпълняваме горните неща, е необходимо да имаме постоянен достъп до средствата си. С други думи, необходимо е календарът ни да се отваря както на компютъра вкъщи, така и на телефона в джоба ни. Същото важи и за пощата ни, за бележките ни и за всяко друго приложение, което използваме. Още повече, необходимо е промените на едното място незабавно да се отразяват и на всички останали, за да имаме актуална информация подръка. Това, разбира се, не е нищо ново, но тук го подчертавам, защото е от особена важност за изпълнението на този принцип и за цялата ни лична ефективност. Въпросът какво ни е необходимо като техническа част, за да имаме такова изпълнение, ще разгледаме отделно. От тук само следва да запомним, че въвеждането на информацията трябва да става веднага и навсякъде.

Няма коментари:

Публикуване на коментар