С успешното прилагане на упражненията, с които започнахме темата за управление на времето и заедно с практическите ръководства, трябва да сме успели да дигитализираме графика си и успешно да го използваме в ежедневието си. В предишната публикация говорихме за това колко е важно да имаме периодична обратна връзка от собствения си график. За да можем, обаче да сравняваме и добре да проследим какво се случва по пътя на постигането на нашите цели, трябва да имаме добра изходна точка. Именно с това ще се занимаем тук.
Каква част от времето си трябва да представим в цифров вид?
Най-напред е добре да уточним някои неща. Ако искаме да направим сериозен одит на това как използваме времето си, трябва да имаме добри изходни данни. Ключът за получаването на добри начални данни е това как сме приложили упражненията в началото, за които говорихме по-горе. Колкото по-пълно сме успели да опишем и дейностите си и колкото по-детайлно сме представили реалното разпределение на времето си в цифрова форма, толкова по-добра основа имаме. Затова и когато говорихме в началото за това Откъде да започнем в управление на времето си и след това при простия метод за определяне на това какво да въведем в календара си, се занимахме толкова внимателно и в големи подробности. Защото от това каква част от времето си наблюдаваме зависи детайлността на „снимката“, която имаме. А от това от своя страна зависи дали ще имаме достатъчно информация за по-нататъшната ни работа по оптимизация на графика ни. Дори и не всичко да попада в календара ни, в началото е добре да имаме наистина доста подробности. Което ни препраща и към следващия въпрос.
Колко време да събираме данни за първоначалния си одит?
Да сме постоянно заровени в телефона си докато следим как сме прекарали всеки пет минути може да бъде доста уморителен процес. И ако преминаването през него в началото е обосновано, то е ясно че не можем да посветим цялата си енергия на него. Затова в един момент, след като са се събрали достатъчно данни е времето да пристъпим към анализ.
Считам, че една-две седмици плътно следене на това как прекарваме времето си са напълно достатъчни. Само няколко дни няма да са показателни, тъй като ангажиментите ни обикновено са на седмична база и се повтарят в някои дни от седмицата, ако не са ежедневни. Разбира се и цял месец също би бил добра основа, но като за първоначален одит две седмици са достатъчни. След като имаме данните в календара си за тези една или две седмици, то е време и да пристъпим към тяхното анализиране. За съжаление няма достатъчно адекватен инструмент (или поне на мен не ми е известен), който да може да свърши тази работа вместо нас. Надявам се за в бъдеще в Лична ефективност да успеем да направим нещо по въпроса, но към момента единственото, което можем да направим е ръчно, събитие по събитие да анализираме.
Какво трябва да имаме като резултат от одита?
Като резултат от нашата първоначална „ревизия“ трябва да можем да определим няколко основни отношения.
Свободно – заето време
Определяме заетото време като съберем часовете и минутите на всички събития, които сме вписали в календара си. Важното тук е да не се пропускат такива неща като съня например, защото той не може да бъде определен като свободно време. Също така има интервали от време, без които не можем да минем, като храненията например, и те също трябва да са в тази сума. Най-накрая след като имаме сумата виждаме каква част представлява тя от общото количество време, с което разполагаме. Ако например сумарно сме изчислили, че всичките ни събития в календара възлизат на 147 часа и 30 минути, а седмицата разполага с 168 часа, то 147,5/168*100=87,7.
Иначе казано, 88% от времето ни е заето. Нека да кажем, че няма как цялото време да бъде заето. Още повече, че ние няма и как да функционираме така. Винаги трябва да имаме известен толеранс, тъй като могат да се случат непредвидени неща, които изискват реакция веднага. А и времето прекарано в блуждаене в нищото също има своя роля в развитието ни, макар че аз лично предпочитам друг подход по тази тема. От горния пример установихме, че имаме 88% степен на запълненост на графика и 20,5 часа на седмица, които можем да запълним с други неща, тъй като са свободни.
Съотношение на дейностите
Някои от вас предполагам си спомнят, че преди време говорихме за разделянето на дейностите в отделни календари. Тогава разделихме графика си на основни сфери, които извършваме. Тук задачата ни ще бъде да определим използваното време във всяка дейност (или календар) и след това да сравним стойностите. Ако да речем едната ви работа ви отнема всеки ден по 8,5 часа, то това са 42,5 часа за седмица (при пет работни дни, разбира се). Това са приблизително 25% от времето ви в седмицата. Ако имате втора работа и там влагате по 15 часа седмично, то това са приблизително 9% от времето ви. По същия начин можем да определим и за другите основни сфери в живота ни.
Не бива да забравяме, че това включва не само работата, но и времето прекарано в почивка, с приятели, със семейството и т.н. Ако имаме такъв отделен календар, посветен на грижата за собственото ни здраве (което аз много ви окуражавам), то можем да определим сумарно колко време отделяме там. Важното е да са представени всички сфери от живота ни, за да имаме добра картина на това какво се случва всъщност и къде на практика отива времето ни. Накрая дори можем да си импровизираме диаграма, в която нагледно да покажем това отношение. Тъй като работим с проценти от цялото, най-добрия вариант е кръгова диаграма, но разбира се всеки е свободен да изобрази както на него му е по-лесно и удобно. Важното е накрая да знаем коя сфера (дейност) от живота ни какъв процент от времето ни отнема.
Работа-личен живот
Безспорно в последните години наблюдаваме, а и доста се пише, за смесването на работата и личния живот. Дори има доста силни мнения, които подкрепят тезата, че те всъщност не могат да бъдат разделени. Последното обикновено си има последици и ако не сме наясно с цената, която ще платим за подобно смесване, то не винаги е добро решение да размием тази граница. В Лична ефективност сме на мнение, че такава граница трябва да има. И за да бъдем докрай честни, трябва да кажем, че нейното удържане става все по-трудно. Най-вече за отделния човек. И въпреки това, ако не сме способни да разделим дори и само в психиката си работата от личното си пространство, това няма да ни донесе ползи. Затова и когато правим одит на времето си е важно да си даваме сметка как изглежда това отношение.
След данните, които извадихме по горните показатели, определянето на съотношението работа-личен живот изобщо не е трудно. Достатъчно е да поставим на кантара, образно казано, от едната страна времето отделено за работните ни дейности и от друга страна времето отделено за себе си и хората, които обичаме. Нека да уточним, че тук можем да изключим съня. Тъй като той е запазена територия и на практика не може да бъде оползотворен за друго, няма как и да участва в това сравнение. Ако се върнем на горния пример, ще видим че общо времето отделено за двете работи е 57,5 часа. Ако да речем календара с тренировките ни отнема 6 часа седмично, а прекараното време със семейството и други лични ангажименти е 34,5 часа, то имаме общо 40,5 часа оползотворени в лично време. Иначе казано, нашето съотношение е 58,5 : 41,5 в полза на работата. Ако закръглим, за да е по-лесно приблизително 6:4.
Въоръжени с всички тези съотношения сме готови да пристъпим към следващата стъпка в управление на времето. Тя е от особена важност и се състои в това да превърнем графика си в инструмент за постигане на целите ни, като го видоизменим от сегашното му състояние. На това, обаче ще отделим няколко от следващите публикации. До тогава вие можете спокойно да споделяте в социалните мрежи, както и коментирате и да се свържете с нас чрез формата ни за контакт.
